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让档案插上数字化翅膀
2021年06月09日 08:35:00    来源:余姚日报 新闻热线:62726789 , 62735052

  余姚新闻网讯(姚界客户端记者 王润 通讯员 徐冰青)2007年,国际档案理事会将每年的6月9日确定为“国际档案日”。在又一个“国际档案日”来临之际,我们走进了即将与公众见面的崭新的市档案馆,听到的最多的字眼是“数据”,最大的感受是“方便”——

余姚的贡方乳腐在宣统二年举办的南洋劝业会上获得银牌奖。这是当年的奖状。目前该档案收藏在余姚市档案馆。

  档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地,是社会各方面利用档案信息资源的中心。

  档案工作也与每一位市民的生活息息相关。早年结婚证找不到怎么办?退休算工龄上哪儿找“证明”?……生活中遇到了类似难题,很多市民可能会束手无策。这些问题很有可能在档案馆找到答案。

  档案馆工作是档案事业的主体。档案馆对于很多市民来说,也许是一个陌生的地方。在南雷南路上,崭新的市档案馆拔地而起。最近笔者进行了一次探访,听一听它的过去,看一看它的现在,说一说它的未来。

  余姚的又一项标志性文化设施

  余姚市档案馆已经走过60多年的历程。60多年,是时间流逝的过程,也是聚沙成塔、档案积累的过程。

  余姚市档案馆前身为余姚县档案馆,创建于1959年10月,“文革”期间一度被撤销。1979年7月,余姚县档案馆恢复,归县委办公室管理。1984年11月,县委办设立档案科,档案科和档案馆合署办公,实行两块牌子、一套班子。1985年8月,余姚撤县设市,县档案馆更名为市档案馆。1986年8月,余姚市档案局设立,为市政府的直属局。1998年10月,经浙江省档案局综合考评,余姚市档案馆被认定为浙江省一级档案馆。2004年9月又通过浙江省档案局复查认证。

  2019年机构改革后,局馆分离,市档案馆作为市委管理的公益一类事业单位设置,内设5个科室,分别为办公室、管理利用科、业务指导科、征集编研科和信息技术科。

  原来的市档案馆馆舍建成于上世纪90年代,总建筑面积2340平方米,其中库房面积800平方米。随着我市社会经济的不断发展,每年产生了大量档案,档案库房容量与档案存放的矛盾日趋严重,制约了档案事业的长远发展。到2020年年底,市档案馆馆藏档案已经达到360个全宗,案卷总量24万卷(件),图书资料近万册,照片档案3万件。受制于硬件水平,原有的馆舍已无法容纳基层档案室进馆需求,导致全市该进未进的档案积存达到100多万卷。

  建设新的档案馆势在必然

  余姚市委、市政府高度重视档案馆新建工程。2015年年底,余姚市档案馆新建工程列入市重点工程,并在当年完成了选址工作。新馆坐落于南雷南路旁,按照县级一类综合档案馆、馆藏档案数量369.6万卷(件)的标准设计,总投资约2.3亿元,建筑面积约23000平米。在紧锣密鼓地完成前期工作后,2018年6月15日,市档案馆新建工程正式开工。2019年9月,主体大楼结顶,2020年12月通过竣工验收。今年4月,档案馆搬迁工作开始启动,机房、办公室率先进驻档案馆新馆,到今年5月底,档案馆搬迁工作顺利完成。新馆展厅即将揭开“庐山真面目”,成为了解余姚传统文化的绝佳窗口和高规格的城市文化客厅。

  看着在南雷南路上矗立的崭新馆舍,市档案馆的干部职工内心充满了自豪和责任。市档案馆负责人告诉笔者:“新的市档案馆是宁波领先、省内一流的标志性文化设施和民生工程。当前最重要的工作就是丰富藏品内容、提升服务水平,更加出色地实践‘为党管档、为国守史、为民服务’的宗旨。”

余姚市档案馆新馆。

  电脑上点点就能查档案了

  数字化技术应用领域日益拓展,也为档案事业的发展开辟了新的空间。

  早在2002年,市档案馆就开始着手进行档案数字化工作。由于当时档案数字化技术还不是很成熟,市档案馆按照“小步快跑”的原则,重点开展档案案卷级、文件级目录的著录工作,为全面推进数字档案馆建设打好基础。经过几年的努力,全馆23万余卷档案条目著录完成,全部录入泰宇文档管理系统。从2011年开始,市档案馆正式启动数字档案馆一期工程。经过两年的紧张建设,一期工程在2013年正式投入使用。随后的几年时间里,在市委、市政府的大力支持下,市档案馆继续加快档案数字化步伐,丰富数字档案馆的内容,实施了数字化扫描二期和三期工程,开展了数字档案馆(一期)的升级改造工作,建设了“最多跑一次”电子文件归档处置系统,对“最多跑一次”归档文件和OA系统文件进行统一归档处置。

  2018年,新馆建设项目破土动工,市档案馆提出将数字档案馆建设纳入新馆建设项目之中,启动数字档案馆(二期)工程,并提出了创建国家级数字档案馆的目标。

  尽管已经有一期工程建设的经验,但二期工程的标准更高、要求更高,工作千头万绪。市档案馆建立了专项重点工作小组,主要领导任组长,集中攻坚破解难题。他们按照《数字档案馆系统测试办法》要求,严格对照国家档案局相关标准规范和指标要求,对全馆的馆藏和多年的信息化工作进行了多次的系统梳理和检验。针对发现的问题和难点,一个一个地进行破解,平稳推进数字档案馆建设工作。

  在新的档案馆,说起数字档案馆二期工程的亮点,市委办副主任、市档案局局长、市档案馆馆长周斌如数家珍。

  ——基础设施更加完善。新馆主机房采用了双路供电,配备了大功率UPS、门禁系统、精密空调、环境监控和消防报警系统等设施;网络平台和网络安全设备基本配备齐全,实现三网物理隔离,配备了防火墙、漏洞扫描、入侵检测和安全审计等设备。查档大厅配备了3台自助查阅电脑和2台电脑触摸屏,市民来到大厅,在电脑上点点就能自主查阅档案了。

  ——系统功能更加齐全。按照“三网隔离”的规划,市档案馆分别建立了局域网数字档案馆一体化平台、电子档案永久保存平台、政务网馆室一体化平台和互联网档案利用服务平台,实现了档案资源收、管、存、用全流程管理和高效率利用。在安全性方面,各平台采取身份认证、用户设置和权限分配等管理功能,极大地保障了档案开放的有效性和安全性。

  ——档案资源更加丰富。市档案馆开展了馆藏档案数字化、数字档案接收和开放鉴定工作,建成涵盖全部馆藏的目录数据库和全文、照片、音视频数据库。目前,市档案馆馆藏档案约24万卷,3万余件,共形成机读目录约509万条,综合数字化率达到94.76%。其中,馆藏纸质档案数字化率超过95%,照片、音视频档案数字化率100%。

  ——保障体系更加健全。市档案馆制定了涵盖机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字资源管理、应急预案、数字化加工等各项业务的相关制度,规范和明确了重要设施设备的操作办法。同时建立了数字方案管理应急预案和异地备份馆藏数据通道,提高了档案信息化的数据安全水平和应急能力。

  ——服务绩效更加显著。根据社会需求,市档案馆设立了婚姻档案、土地承包、山林延保、知青档案等10余个具有特色的专题数据库,接收馆藏档案相关的数字资源,进一步丰富了数字档案资源的类型,提高了档案资源的利用效率。同时优化系统功能,利用登记、检索查阅等响应时间明显加快,查档服务人次和用户满意度大幅提高,服务效果显著提升。

  2020年年底,市档案馆的数字档案馆建设项目顺利通过省级数字档案馆系统评估,如期完成市档案事业发展“十三五”规划确立的重要任务。今年1月7日,国家档案局委托浙江省档案局对余姚市数字档案馆系统进行测试,市档案馆以88.34的高分顺利通过“国家级数字档案馆”系统测试。据悉,目前全国获此殊荣的档案馆还不足100家。

  创建数字档案馆,既是硬件设施的迭代升级,也是资源建设的全面提升,需要政策、资金、技术、人才等创新要素的集聚反应和良性互动。周斌表示,近年来,市委、市政府高度重视档案工作,为档案事业的发展奠定了最坚实的基础。“市档案馆新馆按照县级一类综合档案馆设计,总建筑面积约23000平方米,将近老馆面积的10倍,可容纳369.6万卷(件)档案,可以满足现存档案保管和未来30年应进馆档案增量的存放需求。我市档案工作的高质量发展,必将为我市建设社会主义现代化先行市和现代化创新型生态城市、争创‘重要窗口’模范生的排头兵贡献特殊的力量。”周斌信心满怀地说。

市档案馆宽敞明亮的查档大厅。

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  市民如何办理查档服务

  现场查档:查档人员携带身份证(军官证、律师证、介绍信、关系证明)等相关有效证件到档案馆窗口查询需要的档案,窗口工作人员会根据查档需求进行查档登记和查询,并根据查档结果提供档案资料。

  在线查档:查档人员登录余姚档案http://da.yy.gov.cn/,选择“网上查档”,即可在线办理档案查阅服务;填写查档登记单、确认查档后,一般会在两个工作日内收到短信结果通知。

  本文图片由市档案馆提供

(来源:余姚新闻网-余姚日报 编辑:夏丽霞)

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